マイナンバー制度

社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)が、平成28年1月1日からスタートしました。

 

【 目的 】

       行政を効率化し、 国民の利便性を向上させ、公平・公正な社会を実現するため

【 対象分野 】

       社会保障災害対策の3分野に限定

       ※改正番号法の成立により、平成30年から預金口座、特定健康診査、予防接種の履歴管理も対象分野となります。

【 対象者 】

       中長期在留者や特別永住者の外国籍の人を含む住民票を有するすべての人が対象

       (日本国籍を有する人でも住民票を有しない海外在住者は対象外となります)

【 個人番号の特徴 】

       住民票コードをもとに1人1番号(12桁)を付番

       番号が漏えいし、不正に使われるおそれがある場合を除き、個人番号は変わらない

 

 

マイナンバー制度は、個人だけでなく法人等も対象となり、法人等には法人番号が指定・通知されます。

法人番号は13桁で、官民問わずどのような用途にも自由に利用することができます。

マイナンバー制度に伴う事務

マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の分野に限定して行政機関が利用することになっていますが、

従業員の人数に関係なく民間事業者にも関連する事務負担が生じます。

例えば・・・ 

  •  従業員の入退社等に伴う雇用保険、健康保険、厚生年金保険の手続きにマイナンバーを記載
  •  従業員が扶養する家族の異動に伴う各種保険の手続きにマイナンバーを記載
  •  従業員に支払う給与に関する源泉徴収票にマイナンバーを記載
  •  社会保険労務士等に支払う報酬に関する支払調書にマイナンバーを記載
  •  事務所の賃貸人(家主)に支払う地代家賃に関する支払調書にマイナンバーを記載

 

これらの手続きを行うためには、関係者(従業員、扶養する家族、社会保険労務士等の士業者、賃貸人等)から

マイナンバー(個人番号)を収集しておく必要があります。

マイナンバー関連事務の注意点

マイナンバー関連の事務を取り扱うにあたり、注意しなければならないことがたくさんあります。

 

【 取得 】

       個人番号を含む特定個人情報を取得するときは、利用目的を特定し、本人に通知する必要があります。

       また、特定個人情報の取得に際し、厳格な本人確認個人番号確認及び身元確認)を行う必要があります。

【 利用 】

       個人番号の利用は、社会保障災害対策の3分野に限定され、3分野以外には利用できません。

       本人の同意があったとしても上記3分野以外の分野には利用できません

【 保管 】

       マイナンバー法の定める事務を行う必要がある場合に限り、特定個人情報を保管することができます。

       特定個人情報が漏えいしないよう、適切な安全管理措置を講じる必要があります。

【 提供 】

       マイナンバー法で定められている場合を除き、特定個人情報を提供してはいけません

       本人の事前の同意があったとしても、第三者提供は認められません

【 開示・訂正・利用停止 】

       個人情報保護法の規定がほぼそのまま適用されます。

【 廃棄 】

       法定保存期間経過後は、個人番号を速やかに廃棄・削除する必要があります。

       廃棄・削除に当たっては、復元できない程度に廃棄・削除する必要があります。

マイナンバー制度対応のための準備作業

マイナンバー制度に対応するために、主に次の事項について準備する必要があります。

 

対象業務の洗い出し

         どのような書類にマイナンバーを記載する必要があるのか確認します。

         マイナンバーを収集する必要がある対象者の洗い出しをします。

対処方針の決定

         組織としてどのように対処していくか決めます(トップの決断)。

         担当部門・担当者を決めます。

         全体のスケジュールを決めます。

         必要な規程の整備をしますマイナンバーに対応した就業規則特定個人情報管理規程など)。

         安全管理措置の検討をします。        

マイナンバー収集対象者への周知

         マイナンバー収集対象者への教育研修、周知をします。

         マイナンバーの利用目的を確定して、収集対象者に通知します。 

人事・給与等のシステム改修

         マイナンバーを入力できるよう必要なシステムの改修を行います。

委託先・再委託先の監督等

         マイナンバーに関する事務が的確に行うことができる委託先を選定し、契約を締結します。

         マイナンバーに関する事務委託先が適正な安全管理措置を設けているか監督します。 

 

 

大変な作業となるのが、

 対象者の洗い出し ・・・ 社内だけでなく、社外(賃貸人、税理士等の士業 など)にも対象者がいます

 安全管理措置 ・・・ 情報漏えいがないようにするための社内設備の見直しが必要になることも

 役職員全員への教育 ・・・ 完璧な安全管理措置を整備しても、運用は人が行いますので、教育を怠ると大変なことに

 委託先の選定・監督 ・・・ 委託先がマイナンバーにきちんと対応しているか見極め、監督する必要があります

の4つでしょうか。

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